Функция печати активируется после оплаты доступа

СМЕШАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ

Независимо от вида носителей, на которых представлены документы в организации (электронные и/или бумажные), документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (электронное дело) (п. 138.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) (далее — Инструкция по делопроизводству)).

Сегодня полностью перейти на электронный документооборот удается только в редких случаях. На это есть причины как материального, так и юридического свойства. Данная ситуация привела к созданию так называемого смешанного бумажно-электронного документооборота, когда при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Предопределенность жизненного цикла документа сделала возможным и относительно несложным его автоматизацию, то есть переход от бумажных регистрационных карточек, картотек и журналов к электронным. В результате электронный документооборот стал осуществляться как в рамках локальной сети организации при отсутствии специализированного программного обеспечения, так и в рамках системы электронного документооборота (далее — СЭД), предназначенной для облегчения работы делопроизводственного персонала. СЭД позволяет не только просматривать отчеты и контролировать ход исполнения, но и давать поручения (резолюции), не выходя из системы. В рамках системы можно работать как с информацией о документе (регистрационно-контрольной карточкой (далее — РКК)), так и с полным текстом самого документа. Технически это проблем не вызывает, поскольку возможностью прикрепления файлов документов к РКК обладают все системы такого класса. Документы, которые создаются внутри организации (внутренние или инициативные документы), изначально создаются в виде файлов и прикрепляются к карточке при регистрации. Что касается входящих документов, то для получения их в виде электронных файлов существует два подхода:

изначально получить документы от отправителей в электронной форме;

сканировать бумажный документ при его оформлении как входящий, а дальше работать с его электронным образом.

Первый подход применим, когда между двумя организациями имеется достаточно плотный поток документов и пересылается не только сам документ, но и его РКК. Для надежности документ при пересылке шифруется и/или подписывается электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП), при этом бумажный оригинал не отправляется вдогонку (либо отправляется в исключительных случаях). Данный вид взаимодействия организаций осуществляется в рамках системы межведомственного документооборота (далее — СМДО), сообщения которой подписываются ЭЦП.

Допускается отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа.

В настоящее время уже сформировался класс технологий, которые можно назвать «бумажно-электронными»: бумажные оригиналы существуют, но вся работа практически выполняется с электронными файлами документов в рамках автоматизированной системы организации.

Бумажные документы в данной технологии зачастую сканируют сразу при регистрации и дальше работают с электронной версией. Оригинал при этом не используется в процессе документооборота.

<...>


Для просмотра текста документа получите доступ к системе.

Если Вами уже получен доступ, войдите в систему под своей учетной записью.

Демо-доступ
Оцените систему с бесплатным доступом на 1 день
Приобрести доступ
Пользуйтесь всеми преимуществами системы
Войти в систему
Войдите под своей учетной записью