Функция печати активируется после оплаты доступа

УЧЕТ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки, называется регистрацией документов.1

Порядок работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, а также общие требования к документированию управленческой деятельности посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ) установлены в Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее — Инструкция № 19), которая устанавливает в том числе порядок регистрации электронных документов.

Электронный документ — это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.2

До принятия Инструкции № 19 особенности работы с документами в электронном виде регулировались гл. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).

Документ в электронном виде — документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики.3

В соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» особенности работы с документами в электронном виде по-прежнему регулируются гл. 18 Инструкции по делопроизводству. При этом ее действие больше не распространяется на документы, которые были изначально созданы в электронном виде (без оригинала на бумажном носителе), а также на электронные копии документов на бумажных носителях.4

Функционирующая в организации АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы с электронными документами и включает в себя, в том числе, регистрацию и контроль исполнения электронных документов.5

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние электронные документы, требующие учета и исполнения.6

Регистрация входящих, исходящих и внутренних электронных документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Децентрализованная регистрация электронных документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Также децентрализованной регистрации подлежат отдельные категории электронных документов, регистрируемые в структурных подразделениях организации. Например, первичная учетная документация, документация по материально-техническому обеспечению и др.7

<...>


Для просмотра текста документа получите доступ к системе.

Если Вами уже получен доступ, войдите в систему под своей учетной записью.

Демо-доступ
Оцените систему с бесплатным доступом на 1 день
Приобрести доступ
Пользуйтесь всеми преимуществами системы
Войти в систему
Войдите под своей учетной записью