Функция печати активируется после оплаты доступа

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Значительное место в документационном обеспечении управления организации отведено переписке, то есть обмену документами, который является одним из средств управления и коммуникации. По некоторым данным она составляет около 80% входящей и исходящей документации1.

Организации ведут переписку с вышестоящими, подчиненными (входящими в состав, систему), сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций (п. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)).

Важным вопросом при ведении переписки является организация ее хранения, что предполагает классификацию, определение срока хранения, способа хранения и формирование дел.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРЕПИСКИ

Классификация переписки осуществляется при составлении номенклатуры дел организации, которая помогает сгруппировать документы. Так как письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи, классификация переписки является наиболее сложной. Выделяют два основных признака классификации переписки: корреспондент, Вопрос. Может использоваться и дополнительный признак — место.

Заголовок дела должен отражать признаки классификации и соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В состав заголовка дела с перепиской включаются: указание рода заводимого дела — переписка, указание адресата или корреспондента документов и название темы, по которой она ведется. Например, «Переписка с логистическими организациями по вопросам международных грузовых перевозок».

В заголовках дел с перепиской указываются корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами. Например, «Переписка с государственным учреждением «Национальный архив Республики Беларусь» об организации и совершенствовании работы архива».

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке можно не указывать. Например, «Переписка о заключении договоров перевозки».

Важно! Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело: «Общая переписка», «Входящие», «Исходящие» и т.п.

<...>

Для просмотра текста документа получите доступ к системе.

Если Вами уже получен доступ, войдите в систему под своей учетной записью.

Демо-доступ
Оцените систему с бесплатным доступом на 1 день
Приобрести доступ
Пользуйтесь всеми преимуществами системы
Войти в систему
Войдите под своей учетной записью